Lass uns dein Unternehmen in das 21 Jahrhundert bringen
Noch Excel-Listen für die Inventur? Das muss nicht sein. Dieser Beitrag zeigt, warum digitale Lösungen der nächste logische Schritt für Ihr Lager sind. Erfahren Sie, welche Risiken mit Excel verbunden sind und welche Vorteile moderne Inventur-Apps bringen – in puncto Zeit, Genauigkeit und Effizienz.
Excel war lange das Schweizer Taschenmesser der Büroarbeit – doch bei komplexen Prozessen wie der Inventur stößt das Tool schnell an seine Grenzen. Unübersichtliche Tabellen, manuelle Eingabefehler und fehlende Synchronisation machen die Bestandsaufnahme zur echten Belastungsprobe. Zeit, das zu ändern.
Excel funktioniert – bis zu einem gewissen Punkt. Doch je größer Ihr Lager, je mehr Artikelnummern und Mitarbeiter beteiligt sind, desto fehleranfälliger wird die Bestandsaufnahme mit Tabellen. Das liegt nicht nur an der manuellen Eingabe, sondern auch an der fehlenden Logik- und Prüffunktion.
Laut einer Studie von PwC verursachen manuelle Prozesse im Lager durchschnittlich 20–30 % mehr Aufwand im Vergleich zu automatisierten Lösungen. Fehler in der Bestandsführung führen nicht nur zu finanziellen Verlusten, sondern auch zu operativen Problemen wie Fehlbeständen oder Lieferverzögerungen.
Digitale Inventur-Systeme setzen auf mobile Endgeräte, cloudbasierte Datenhaltung und automatisierte Prozesse. Das bedeutet: Ihre Mitarbeiter scannen Artikel per Smartphone oder Scanner, die Daten werden in Echtzeit verarbeitet und zentral gespeichert. So ist der gesamte Bestand stets aktuell und nachvollziehbar – unabhängig vom Standort.
Im Gegensatz zu Excel, das keine Mehrbenutzerfähigkeit besitzt, lassen sich digitale Systeme von mehreren Personen gleichzeitig bedienen. Fehlerquellen wie doppelte Einträge oder veraltete Versionen werden so systematisch ausgeschlossen.
Ein Umstieg auf digitale Inventurtools bringt zahlreiche Vorteile mit sich – und das nicht nur im Hinblick auf die Effizienz.
Viele Unternehmen scheuen den Umstieg aus Sorge vor Kosten, Umgewöhnung oder technischem Aufwand. Doch genau hier liegt das Missverständnis: Moderne Lösungen lassen sich einfach integrieren, sind intuitiv bedienbar und skalierbar – auch für kleinere Betriebe.
Hinzu kommt: Die tatsächlichen Kosten veralteter Prozesse sind meist deutlich höher. Zeitaufwand, Mitarbeiterressourcen, Fehlerkorrekturen – all das summiert sich über Monate und Jahre. Ein einmaliges Investment in moderne Inventur-Software amortisiert sich deshalb oft schneller, als gedacht.
Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit drei Lagerstandorten wechselte 2022 von Excel auf eine mobile Inventur-App. Die Folge: Die jährliche Inventurzeit konnte von 5 Tagen auf 2 reduziert werden. Gleichzeitig sank die Fehlerquote bei den Beständen um über 40 %. Die Transparenz im Unternehmen stieg spürbar – und das Vertrauen in die Datenbasis ebenso.
Als digitale Agentur hat Pragmatic App zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, ihre Inventurprozesse zu digitalisieren – mit Fokus auf Nutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und Skalierbarkeit. Die Herausforderung liegt selten in der Technik – sondern darin, den ersten Schritt zu gehen.
Ist digitale Inventur auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
Antwort: Ja, besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Zeit- und Fehlerersparnis. Die Einstiegskosten sind gering und der Nutzen groß.
Wie lange dauert die Umstellung von Excel auf ein digitales System?
Antwort: Je nach Komplexität wenige Tage bis wenige Wochen. Viele Systeme bieten Importfunktionen für vorhandene Excel-Daten, was die Umstellung deutlich erleichtert.
Was passiert mit meinen alten Bestandsdaten?
Antwort: Diese können meist übernommen und integriert werden. Viele Lösungen bieten Schnittstellen oder Importmöglichkeiten, um bestehende Datenbestände nahtlos zu migrieren.
Excel hat seine Dienste getan – aber für die Inventur des 21. Jahrhunderts reicht es schlicht nicht mehr aus. Wer Prozesse vereinfachen, Fehler minimieren und Transparenz gewinnen möchte, kommt an digitalen Inventurlösungen nicht vorbei. Der Schritt lohnt sich – nicht nur ökonomisch, sondern auch organisatorisch. Bringen Sie Ihr Unternehmen jetzt auf das nächste digitale Level.
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Martin Dinkel
App Entwickler